La automatización es una práctica muy conveniente para agilizar el flujo de trabajo de toda empresa. Muy probablemente ya hayas escuchado este término, pero quizá no esté muy claro lo que hace, cómo funciona y por qué es realmente tan beneficioso. ¡En este artículo podrás conocer todo sobre la automatización de procesos!
Automatización: ¿qué es?
La automatización es una tecnología que permite que los procesos ocurran sin intervención humana. Esencialmente, “automatizar” tareas significa crear una situación en la que el sistema se ejecute por sí mismo.
Al principio, la automatización de tareas se refería principalmente a la maquinaria física que ayuda a realizar tareas laboriosas, como imprimir texto o fabricar automóviles. Esto ha cambiado drásticamente en la era moderna. Ahora, las empresas y las personas pueden adoptar soluciones de software de terceros para automatizar tareas.
Estas tareas pueden ser tan simples como el envío automático de correos electrónicos en momentos específicos, o tan complejas como evitar que ocurran ataques cibernéticos globales. La automatización es un factor clave de la transformación digital. La mayoría de las soluciones que las empresas adoptan para actualizar y modernizar sus operaciones son soluciones de automatización de procesos.
Pero pasemos a definir la automatización de procesos aplicada en las empresas modernas.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos dentro de las organizaciones se trata de la aplicación de tecnologías para producir y entregar bienes y servicios con una mínima intervención humana. La implementación de tecnologías, técnicas y procesos automáticos mejoran la eficiencia, la confiabilidad y la velocidad de muchas tareas que anteriormente realizaban los empleados. Por esta razón, la automatización de procesos se está utilizando en una serie de áreas, como la fabricación, el transporte, los servicios públicos, la defensa, las instalaciones, las operaciones y, últimamente, la tecnología de la información.
Por otro lado, dentro del marketing existe el término hiperautomatización, que a veces se usa para diferenciar las “soluciones” de proveedores de aprendizaje automático basadas en reglas de productos más avanzados que usan inteligencia artificial y aprendizaje profundo.
Las características de las tareas comerciales o administrativas que pueden ser automatizadas son las siguientes:
- Requieren consistencia y se basan en estándares específicos
- Se pueden repetir y no requieren ejecutarse desde cero
- Deben estar libres de errores e incongruencias
Con esto en mente quizá te preguntes si deberías automatizar un proceso o varios. Para que no te quedes con dudas te compartimos algunas señales que te ayudarán a considerar la integración de la automatización de procesos.
¿Cuándo es necesario automatizar un proceso?
– Errores humanos constantes
El riesgo de operar a través de tareas manuales es que siempre habrá errores y retrasos frecuentes que eviten el buen funcionamiento de la empresa. La automatización de procesos puede corregir esto, al realizar todas las tareas repetitivas que requieran de poca intervención humana. Esto además ayudará a que los colaboradores ahorren tiempo y puedan trabajar en cosas más complejas.
– La comunicación de la empresa no es efectiva
Cuando la comunicación se ve como un obstáculo y no como un factor beneficioso, significa que la empresa está en problemas. Esto puede causar que las áreas no colaboren, que los empleados no sepan qué está pendiente y qué no, o que habrá mucha información incongruente en el aire. Esto lo notan los clientes, y los hace sentir que el negocio no es confiable. Sin embargo, automatizar un proceso de comunicación permite conocer qué es lo que sucede en otros departamentos, cuántos clientes están esperando respuesta, qué proveedores han recibido su factura, etc.
– No hay objetivos claros
El flujo de trabajo no puede ser eficiente si no hay objetivos bien establecidos, conforme a la información previa de la organización. Al implementar la automatización en cada una de las bases de datos de tu negocio, podrás obtener informes actualizados con los cuales podrás identificar los objetivos a los que tienen que dirigirse.
– Los procesos de trabajo no están estandarizados
¿En tu empresa cada quien realiza una actividad de distinta manera? Aunque esto pueda brindar grandes frutos en áreas creativas, en cuestiones administrativas solo trae caos. Una herramienta de automatización de procesos ayuda a definir las reglas para cada actividad, lo que evitará fallas y el doble trabajo.
– Los problemas y errores son difíciles de identificar
Al trabajar de manera tradicional y manual, el rastreo de actividades se vuelve algo difícil, ya que requiere de alguien que esté registrando cada avance y cambio que se ejecuta. La automatización de procesos es muy conveniente en este punto, pues se podrá hacer el registro de cada tarea automáticamente.
– Las decisiones se toman basándose en la intuición
Las empresas modernas no se pueden dar el lujo de tomar decisiones a la ligera basadas en la intuición, y menos teniendo tantos datos a la mano. Al automatizar un proceso de centralización de datos, los análisis son más fáciles de llevar a cabo, y los informes son más inmediatos. Algo que brinda la oportunidad de tomar decisiones informadas.
– No hay una priorización de actividades
El seguimiento de actividades y tareas es altamente importante para no retrasar las operaciones del negocio. La automatización de procesos puede generar un conteo del tiempo que requiere cada acción, para que tú y tu equipo puedan categorizarlas por prioridad y fecha de terminación. Esto les ayudará a terminar cada pendiente con éxito, así como a ahorrar tiempo.
¿Cómo se verá la automatización aplicada en tu fuerza de ventas? ¡Enseguida te compartimos algunos ejemplos!
Automatización de la fuerza de ventas: ejemplos
Como Microsoft Dynamics For Sales menciona, la automatización de procesos puede generar más cierres, forjar relaciones más sólidas con clientes, mantener al equipo sobre el mismo objetivo, medir el rendimiento, entre otros. Así se vería la automatización en tu proceso de ventas.
• Correo electrónico
Una de las tareas constantes de la fuerza de ventas es la generación de correos electrónicos de seguimiento y promoción. Una herramienta de automatización de procesos contiene plantillas personalizadas, que se pueden programar para que lleguen a prospectos y clientes cuando lo desees.
• Programación de agenda
¿Sueles anotar tus pendientes en un papelito? Esto puede funcionar para empresas que van empezando y que tienen poco movimiento interno. No obstante, conforme la cantidad de clientes aumenta, esta práctica puede llegar a ser contraproducente. Con la automatización puedes mantener recordatorios, llamadas o mensajes pendientes en una plataforma.
• Prospección de clientes
La búsqueda de prospectos es de las tareas que más tiempo consume en el área de ventas y marketing. La automatización de procesos, con ayuda de su generación de informes, te puede ayudar a crear segmentaciones más atinadas, a crear formularios, programar anuncios y a medir tus campañas. Lo que dará como resultado una recolección y actualización completa de datos de clientes y leads.
• Integración de datos
Parte esencial de una empresa moderna, es tener varias fuentes de datos de sus distintos canales de comunicación. Por lo que otra tarea que puede llevar tiempo y dedicación, es la integración y organización de toda la información obtenida. Una solución de automatización de procesos permite que otras plataformas se conecten para que la transportación de datos se ejecute en tiempo real. Además, ayuda a tener toda esa información disponible incluso fuera de la oficina.
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