¿Qué es un presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas es un documento que contiene un desglose de las expectativas de ventas de una empresa, para un periodo específico. Información que alimenta directamente al presupuesto de producción, y a partir del cual se crean los presupuestos de materiales y mano de obra directa, la cual, según Paycor, representa más del 70 % de los gastos de una empresa.
En resumen, el presupuesto de ventas de una empresa es un plan financiero que estima los ingresos totales en cierto periodo y se enfoca en dos cosas: la cantidad de productos vendidos y el precio al que se venden, para predecir cómo se desempeñará la empresa.
Un presupuesto de ventas no es lo mismo que una proyección de ventas, ya que este último se trata de un documento en el que se estiman los ingresos por cierres futuros.
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Por otro lado, el presupuesto de ventas es una herramienta de planificación que permite a las empresas administrar los recursos y las ganancias en función de las ventas esperadas. Tiene en cuenta patrones de ventas anteriores y presupuestos para periodos de tiempo similares para que cada departamento tenga una idea general de su situación financiera. Esto ayuda a las organizaciones a ser más eficientes a la hora de alcanzar sus objetivos y maximizar sus beneficios.
Una ventaja más del presupuesto de ventas es evitar sobrepasar el presupuesto asignado de cada área, ya que permite administrar los gastos con anticipación. Por consiguiente, se trata de un recurso muy valioso para la parte de preproducción y administración. Ahora veamos los objetivos de este proceso y sus elementos.
Objetivos de un presupuesto de ventas
Los objetivos de un presupuesto de ventas cubren varias de las necesidades de una empresa, sobre todo aquellas que son de carácter financiero. Algunos de estos objetivos son los siguientes:
- Generar un reporte detallado para visualizar la rentabilidad de un proyecto
- Conocer las posibles ganancias que se pueden obtener de un producto
- Mejorar la gestión de recursos que se utilizan al vender
- Detectar costos o gastos y optimizar la estrategia de ventas
- Establecer expectativas para el periodo de ventas aprovechando los recursos y maximizando las ganancias de una empresa
- Facilitar la planificación de procesos de otras áreas
- Evitar sobrepasar la cantidad de recursos disponibles para la producción y venta de productos
Con estos objetivos integrados a tu planeación podrás establecer una ruta muy clara para evitar excesos y delimitar tus presupuestos de manera controlada. Pero, ¿qué elementos se requieren para desarrollar un presupuesto de ventas?
4 elementos del presupuesto de ventas
1. Periodicidad
Se trata del tiempo o periodo para el que se prevé el presupuesto de ventas. Puede ser desde un periodo mensual, bimestral, semestral o anual.
2. Proyección de ventas
Es la estimación de las ventas futuras, basada en la actividad empresarial previa y en las tendencias del mercado.
3. Conocimiento del mercado
Es uno de los elementos del presupuesto de ventas que busca recopilar los datos necesarios sobre preferencias, patrones de compra y tendencias en el mercado.
4. Gestión y monitoreo
Para que el presupuesto de ventas sea realizado con precisión requiere de un buen control y monitoreo durante su ejecución. De otra manera, podría haber alguna incongruencia que genere un efecto dominó en el resto de los presupuestos.
Tipos de presupuesto de ventas
Presupuesto maestro
Entre los tipos de presupuestos de ventas, el maestro es el más relevante. Ya que este contiene todos los datos financieros globales y abarca todos los sectores de la empresa. Por lo tanto, en él se incluyen los gastos totales de ventas, el flujo de caja, los ingresos netos, etc. Toda esta información permite mantener el equilibrio económico de todas las áreas, así como el control financiero.
Presupuesto operacional
Este tipo de presupuesto de venta reúne todas las actividades que tienen que ver con la producción, gestión, distribución y comercialización. Su uso suele ser complejo, ya que debe ser efectuado con datos concretos y actualizados de periodos específicos.
Presupuesto de producción
Para determinar cuántos artículos se deben producir con base en el presupuesto de venta, el presupuesto de producción es de gran ayuda. En él se toman en cuenta datos sobre el volumen de insumos y recursos que se deben invertir. También es muy útil a la hora de lanzar o probar un nuevo producto en el mercado.
Presupuesto de compras
El abastecimiento oportuno de la cadena de suministro es crucial, así que el presupuesto de compras es el recurso ideal para mantener un inventario saludable. Este se desarrolla conforme a las estimaciones de demanda, y permite hacer compras de materia prima, servicios, herramientas, maquinaria, entre otros insumos.
Presupuesto de flujo de caja
Este presupuesto le puede ayudar a tu equipo a determinar cuánto dinero tendrán disponible durante determinado lapso de tiempo. Asimismo, refleja cómo y cuándo ingresará el dinero para realizar las estrategias establecidas en el plan de ventas. Prácticamente, te mantiene enterado de sí tu negocio tiene suficientes recursos para mantener sus operaciones.
Presupuesto de marketing
La rentabilidad de una empresa depende de la generación de nuevos clientes, así que el presupuesto de marketing es fundamental. Con él podrás dirigir cierta cantidad de recursos para crear campañas y esfuerzos de promoción. Su objetivo es hacer que la marca llegue a nuevos prospectos, para después convertirlos y aumentar las ventas.
Como te darás cuenta, el presupuesto de ventas de una empresa se puede dividir en varios presupuestos más que ayudarán a tener una gestión más precisa de los gastos y ganancias de la empresa. Elaborar el tuyo puede evitarte muchos contratiempos y agilizará los procedimientos que requieren de la adquisición de materiales o herramientas, así como el cumplimiento de objetivos.
Generar y mantener un presupuesto de ventas es una excelente manera de prepararse de manera proactiva para el éxito futuro de tu negocio. Te brindará información valiosa sobre dónde se encuentra tu organización, qué está sucediendo en el resto de la industria y te ayudará a mantener todo en orden tanto de manera financiera, legal y administrativa.
Si quieres comenzar a integrar el desarrollo de un presupuesto de ventas dentro de tus actividades comerciales, te recomendamos repasar a detalle todo tu proceso de administración de ventas. Así podrás tomar en cuenta todos los recursos, actividades, procedimientos y estándares necesarios para no sobrepasar la cantidad de recursos que se tienen disponibles. Conoce cada aspecto de la administración de ventas y comienza a crear un plan que contemple las necesidades de tu organización de manera precisa.
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