Un sistema de control de ventas eficaz y adecuado es fundamental para toda empresa y equipo comercial. Si quieres asegurar la productividad de tu fuerza de ventas y optimizar el flujo de trabajo, es un buen momento para comenzar a definir el monitoreo de tu proceso de ventas con ayuda de un CRM de ventas.
Diseñar tu propio sistema de control de ventas no es algo que pueda hacerse de la noche a la mañana. Debes tomar en cuenta varias cuestiones, por ejemplo hay que tener cuidado con que tan libre o estricto sea. Un sistema liberal puede hacer sentir a los colaboradores que no es algo tan serio. Por otro lado, si es muy estricto los hará sentir sofocados y su desempeño irá en caída.
Un sistema de control de ventas apropiado puede ser creado después de analizar y estudiar la naturaleza de los vendedores, qué tan cooperativos son, la cantidad de clientes y datos generados, entre otras variables.
Algo importante de aclarar es que mantener un control de ventas no significa que haya que tener a todos bajo una lupa para ver si cumplen o no con el trabajo.
En realidad se trata de definir objetivos y crear un plan alineado a estos; trazar las acciones necesarias para vender más y mejor; así como prevenir y corregir errores, todo con el apoyo de un sistema CRM. Sin embargo, el control de ventas es un concepto más profundo, así que te lo explicaremos con detenimiento.
¿Cómo definimos el control y gestión de ventas?
El control de ventas se trata de la gestión, análisis y monitoreo de todo lo que sucede dentro de la fuerza de ventas de una empresa. Por ejemplo, observar y medir lo que se ha vendido, cuánto queda en el inventario, qué tan efectiva ha sido la captación de leads, la cantidad de conversiones realizadas, el tiempo invertido en cada venta, entre muchas más bases que se pueden comparar para mejorarlas.
El control de estas actividades comúnmente se lleva a cabo por el supervisor o gerente del área de ventas, aunque si la empresa cuenta con una cultura altamente colaborativa el monitoreo de acciones puede llevarse a cabo por todo el equipo, aunque claro, el supervisor será quien se dedique a ver el panorama global. Esto puede ser más sencillo cuando se cuenta con un software CRM en el que todos tengan acceso a la actividad y datos de cada vendedor.
¿Por qué hay que prestarle atención al control de ventas?
Quizá consideres que por el simple hecho de tener un plan, objetivos bien marcados, estrategias innovadoras y métricas para cada esfuerzo realizado, todo se hará tal como se estableció. Pero en la mayoría de los casos no es así. Siempre hará falta quién pueda comprobar que todo está estable y que el equipo está avanzando.
Otro punto importante es mantener la transparencia de todas las acciones de un vendedor con el gerente para que las desviaciones negativas puedan ser analizadas y corregidas.
Se deben dirigir los esfuerzos de cada vendedor para maximizar la rentabilidad y asegurar la máxima utilización de los recursos.
Por último, los clientes son lo más valioso para todas las empresas. Así que mantener un control de acciones de ventas ayudará a tener en la mira la satisfacción del comprador, ayudará a aprovechar la canalización de opiniones y mensajes de los usuarios desde un programa CRM, y evitará las posibles quejas y reclamos en el servicio. Además dará pie a establecer a los compradores como prioridad número uno.
Ahora que ya sabes de qué se trata este concepto y su importancia, te compartiremos algunas acciones que te ayudarán a definir tu sistema de gestión para tener un mayor control de ventas.
9 claves para un correcto control del área de ventas
1. Define tu plan de ventas
Ya hemos hablado anteriormente de la importancia de contar con un plan de ventas. Este será un mapa que traza el camino para cumplir con los objetivos. Puede ser tan detallado como tú y tu equipo lo deseen, incluso pueden crear un plan semanal, mensual y anual para ser muy específicos en lo que deben hacer.
Tu plan deberá estar plasmado en un lugar donde todos tengan acceso para saber si no hay ninguna desviación, detectar anomalías, medir los avances y hacer modificaciones si es necesario. Un sistema CRM puede ayudar a la elaboración de un plan y medirlo con precisión.
2. Establece objetivos y cuotas de ventas
Un plan sin objetivos es como caminar sin destino. Definir los objetivos y metas del equipo y de cada vendedor genera una visión más clara de a dónde se están dirigiendo.
En este caso podrás apoyarte de tu sistema de gestión de clientes, ya que cuenta con un dashboard en el que se puede ver la información del desempeño de cada colaborador. Asimismo, podrán programar asignaciones, recordatorios automáticos y detectar posibles clientes con mayor rango de éxito.
3. Define el rol de cada miembro del equipo
En un gran número de empresas suele suceder que los empleados no saben exactamente cuáles son sus responsabilidades y cuáles no. Esto puede ocasionar confusiones e incluso malestar entre compañeros y bajo desempeño. Reúnete con los jefes de cada área y organicen a sus equipos para evitar puestos improvisados y tareas sin control.
4. Haz un registro de tus clientes posibles, pasados y actuales
Los datos de tu negocio son el factor que puede hacer la diferencia entre una empresa que vende y una empresa que satisface a las personas. Hoy en día es imprescindible hacer uso de los datos de tus clientes, así que registrar la información de tus leads y compradores es una regla de oro. Estos datos te ayudarán a conocer mejor a quiénes les estás vendiendo y así mejorar operaciones de venta.
Por otro lado, sabemos que esta es una de las tareas que más tiempo requiere, así que te recomendamos usar un software CRM que hará el registro de forma automatizada, para que tus vendedores se puedan concentrar en el cliente.
5. Monitorea tu inventario y pedidos
Es un gran problema cuando el vendedor ofrece un producto y por no tener el inventario actualizado se debe ver en la situación de cancelar la venta. Es clave poder conocer el estatus del stock en almacén para poder cerrar una venta satisfactoriamente. Sin olvidar que también hay que poner atención en los pedidos para evitar que se retrasen o se pierdan.
Al mantener la información de tu inventario y compras en un sistema de gestión podrás visualizar el número de productos que hay, si se debe reabastecer alguno y si los envíos, transacciones y facturas ya se han hecho. Este conocimiento será un gran apoyo para crear estrategias más completas.
6. Observa el estado de cada pago
Tener un control del dinero que ingresa y del que está por ingresar permite medir mejor el desempeño del plan de ventas. También puede ayudar a enviar recordatorios a tus clientes para que no olviden realizar sus pagos. Algo que puede ser automatizado con un programa CRM junto a la gestión de cobros de forma segura y totalmente digital. Así que podrás ahorrar en papel, recursos y esfuerzo.
7. Mantén conectado a tu equipo de marketing y ventas
La comunicación y colaboración es clave para tener un control y gestión de ventas eficiente. Las áreas de tu empresa deben trabajar en conjunto y no en contra. ¿Por qué lo decimos? Es frecuente que el departamento de ventas y el área de marketing trabajen de forma dividida, a tal punto de no compartir información para que unos generen más ventas que otros.
Incluso cuando no existen problemas entre ambas divisiones, hay un problema en la alineación de estrategias. Por lo que se deben poner esfuerzos para que trabajen como una sola entidad que busca un mismo objetivo. Un CRM puede contribuir gracias a que abre canales de comunicación y centraliza toda la operación en una sola plataforma.
8. Centraliza toda tu información
Si los datos de tus clientes están en documentos físicos, los números de ventas están en una hoja de cálculo, el stock está en una plataforma específica y, en sí, toda la información del área comercial está distribuida en distintas ubicaciones, habrá problemas. Tener un sistema de control requiere contar con todos los datos en un solo lugar.
Olvídate de los post-its, de los archivadores llenos y de la gran cantidad de documentos en la nube que no tienen nomenclatura, ni orden alguno. Establece una mejor gestión con un CRM de ventas. Todos tus colaboradores tendrán acceso a él y a los archivos de ventas.
9. Optimiza la manera de obtener tus reportes de ventas
¿Todavía haces tus reportes a mano y en una diapositiva? Hay una gran posibilidad de que cometas errores que pueden costar dinero y la reputación de tu empresa. Lo más aconsejable es programar reportes de resultados en tu software CRM. Ya que al contar con todas las bases de datos de ventas y de rendimiento de forma automatizada, la creación de informes se realizará en cuestión de minutos. Así tú y los jefes de las demás áreas podrán poner toda su atención en el análisis para optimizar acciones.
¿Estás listo para tener más control sobre las actividades de tu equipo comercial? Define tu sistema y apóyate de herramientas de gestión de clientes como Microsoft Dynamics CRM, que te brindará a ti y al área de ventas de tu empresa acceso a toda la información en tiempo real, una visión 360° de tus clientes, centralización de los datos generados y una visión global sobre las etapas de cada venta.
Conoce más sobre el control de ventas y cómo puedes incrementar la conversión de posibles compradores al implementar un CRM.
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