Para cualquier organización, una implementación es un desafío serio, porque trae cambios que están ocurriendo en todos los niveles e involucra a todo el equipo comercial.
Y dado que el cambio siempre es difícil, no sorprende que entre el 55% y el 75% de los proyectos de implementación de CRM fracasen inicialmente por falta de conocimiento, según Meta Group, Inc.
Si estás a punto de comenzar la implementación CRM para incrementar tus ventas esto es para ti. Porque te enseñamos 6 pasos para implementar un CRM con éxito que pueden ayudarte a alejar a tu organización de las estadísticas negativas y convertirlo en un verdadero caso de éxito.
6 pasos para una implementación CRM para incrementar tus ventas:
1. Prepara a tu empresa para la implementación CRM
Casi el 75% de todos los proyectos de crm enfocado en ventas fracasan. La razón no es el software, es una mala adopción por parte del usuario. Entonces ¿Cómo puedes asegurar de que el CRM se implemente con éxito y se adopte en toda la empresa?
La respuesta es: preparando a la empresa para asumir la implementación CRM.
Empieza a preparar a tu empresa para la implementación eligiendo un líder para el proyecto, este debe ser una persona con autoridad y que ejerza influencia sobre el resto del equipo, esto para poder llevar a todos hacia el logro de los objetivos del proyecto de manera efectiva.
Es importante que esta persona tenga la capacidad de entender los procesos de negocio además de tener buenas habilidades de comunicación, pues estará en constante contacto tanto con la empresa de consultoría que provee el CRM así como con el resto de la organización.
Además de elegir un buen líder para encabezar la implementación CRM es necesario cuidar que la empresa no se encuentre bajo otro cambio organizacional importante, ya que de esta manera evitarán otro tipo de distracciones, podrán enfocarse en el desarrollo de este proyecto y contar con mayores posibilidades de éxito.
Revisa que los procesos de negocio puedan describirse con claridad y facilidad antes de poner en marcha la implementación CRM; de lo contrario, si existen dudas o inconsistencias será más complicado comunicarlos al consultor externo y por lo tanto adaptarlos adecuadamente al CRM.
2. Define los objetivos del proyecto e identifica los requerimientos
¿Qué es lo que busca tu equipo comercial con la implementación de un CRM? ¿Qué recursos se necesitan para hacer posible este proyecto?
Definir objetivos concretos es importante para identificar de una forma mucho más efectiva que es lo que se pretende lograr con la herramienta.
En cuanto a los requerimientos, es esencial que definas las características y funcionalidades que necesitas en un CRM para las ventas, esto es la base para saber que has elegido la herramienta correcta para tu empresa, tomando en cuenta también los planes de crecimiento proyectados.
Algunos de los factores importantes a considerar son: presupuesto, integración con otros sistemas de la empresa, escalabilidad, soporte requerido, usabilidad, opciones de movilidad, reportes, etc.
En esta etapa también es prudente dejar claras las expectativas con el proveedor del CRM. Esto no sólo en cuanto a cuestiones relacionadas los requerimientos técnicos del sistema, sino que es recomendable que consideren otros aspectos, como por ejemplo: las fechas de compromiso, los medios por los cuales estarán en contacto cuando el consultor externo no se encuentre en tus oficinas, la frecuencia de dicho contacto, etc. Esto ayudará a evitar malentendidos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.
3. Configuración y despliegue de la herramienta
Las primeras fases de la implementación y prueba del crm es el momento indicado para realizar ajustes, actualizaciones y cambios que al principio pueden ser agobiantes. También es conveniente que en este paso el líder del proyecto solicite comentarios de los usuarios finales y así hacer cambios que favorezcan a la empresa de manera organizada.
Durante la configuración es importante que los usuarios finales estén 100% involucrados, pues ellos serán quienes utilizarán el sistema día a día.
4. Configura pautas de uso interno del un sistema CRM
Un CRM solo es tan bueno como los datos que contiene. Por eso es fundamental establecer pautas de uso comunes una vez desplegada la herramienta.
Por ejemplo, cómo incluir nuevos datos de la empresa o registrar una venta. Si un vendedor registra sus ventas en el CRM, pero otro no, entonces es difícil que puedas obtener informes de ventas correctos con los que tomar decisiones y asesorar a tu equipo.
Y así. Si las personas no saben cómo ingresar datos en la plataforma, se les dificulta hacer muchas otras cosas: rastrear el progreso de las ventas a través de canales de ventas, generar informes, enviar correos electrónicos de marketing a los clientes y ofrecer un servicio al cliente rápido y efectivo.
Las pautas de uso del software deben estar fácilmente disponibles e indicar claramente qué, cuándo y cómo se debe hacer en el CRM.
5. Soporte
Contar con el apoyo de un proveedor al momento de llevar a cabo la implementación CRM para incrementar las ventas es fundamental para determinar el éxito del proyecto. Una vez concluido el proyecto de implementación, los proveedores suelen ofrecer servicios de soporte que buscan asegurar que el proyecto continúe por buen camino, que las funcionalidades realmente sean aprovechadas al máximo y que los usuarios se sientan a gusto con la herramienta.
Algunos de los servicios de soporte ofrecidos por la mayoría de los proveedores que podrían ser muy útiles para tu empresa después de la implementación CRM podrían ser:
- La capacitación de usuarios y administradores de la herramienta
- La integración del un crm con el resto de los sistemas utilizados en la empresa.
- Configuraciones adicionales que pueda necesitar tu empresa.
- Desarrollos adicionales de la plataforma implementada.
- Asesoría y soporte para la resolución de problemas y configuraciones avanzadas.
- Apoyo en la compra de licencias adicionales.
6. Ofrece suficiente formación
Algunos empleados se divierten usando un sistema nuevo pero otros son más escépticos con las nuevas formas de trabajar.
El líder de proyecto debe tener estrategias sobre cómo manejar ambos tipos de empleados.
Pero una cosa que es similar tanto para los entusiastas como para los escépticos es que ¡todos necesitan entrenamiento!
Asegúrate de ofrecer toda la capacitación que los usuarios puedan necesitar, demuestra la disposición de atender sus dudas con respecto a la herramienta, ofréceles material educativo y de esta forma, el personal aprenderá a utilizar el sistema y podrá aprovechar al máximo todas sus funcionalidades desde el lanzamiento.
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