La productividad es una de las capacidades más valiosas que todo vendedor debe tener, así que es importante que la empresa le brinde herramientas que le ayuden a desarrollarla, y a que sea parte de la cultura de la empresa. Un sistema de gestión empresarial es justo el instrumento diseñado para ello. ¡Te contamos por qué!
Hay muchos obstáculos que se interponen entre un vendedor y el cumplir con la gran montaña de tareas que tiene en el día. La productividad en el lugar de trabajo puede hacer crecer a una empresa o destruirla dependiendo de si es alta o baja. Por eso es importante contar con herramientas que ayuden a mejorarla, como un sistema de gestión empresarial. Pero, ¿qué es ser productivo en realidad?
Muchos jefes suponen que un colaborador productivo es aquel que se la pasa ocupado toda la jornada de trabajo. Algunos incluso consideran que los miembros más productivos son aquellos que se quedan trabajando después de sus horas, sin saber que quizá estén terminando las tareas retrasadas del día. Sin embargo esto dista bastante de la verdadera definición de ‘ser productivo’.
Según Entrepreneur, ser productivo no significa centrarse en las horas de trabajo, sino en los resultados. Esto quiere decir que los colaboradores deben realizar las tareas asignadas en tiempo y forma, e incluso superando las expectativas. Es ser eficaz y arrojar buenos resultados en relación de tiempo y costo. Así que si tus vendedores están teniendo problemas para completar sus pendientes y se la pasan ocupados la mayoría del día, pero no están cumpliendo con las metas trazadas, entonces hay un gran problema de productividad que debe ser atendido.
¿Por qué sucede esto? Existen muchos obstáculos, muchos de ellos algo imperceptibles, que se interponen entre un vendedor y la buena productividad, y para poder mejorarla debemos superarlos. Tranquilo, esto no quiere decir que todo tu equipo de trabajo sea malo para su trabajo, de hecho quiere decir que hay un conjunto de factores que puede estar perjudicando la productividad de tus vendedores, como:
- Hace falta invertir en capacitaciones: solo el 31% de los empleados suelen tener capacitaciones formales y de ese número el 43% las consideran poco efectivas, según IndustryWeek.
- No hay una comunicación efectiva en la organización: Smarp menciona que el 72% de los colaboradores muchas veces no comprenden la estrategia de la empresa por falta de comunicación y por ello les es difícil gestionar las tareas que deben realizar.
- La carga de trabajo es demasiada y las tareas más simples llegan a absorber la mayoría del tiempo de los vendedores: Toutapp ha dejado en claro que el 71% de los representantes de ventas gasta mucho tiempo en el registro de datos, haciéndoles perder ventas y por lo tanto dinero.
Todo esto es señal de que es momento de implementar una herramienta como un sistema de gestión empresarial que gestione cada acción y les ayude a cumplir con todo, en el tiempo determinado.
¿Por qué un sistema de gestión empresarial es la clave para impulsar la productividad de tu negocio?
En el 2020, SuperOffice realizó un estudio en el que el uso de CRM en las empresas había incrementado en un 74%. No es casualidad que su implementación ahora sea una prioridad para muchos. Un sistema de gestión empresarial precisamente cuenta con las funciones y aplicaciones necesarias para garantizar la mejora de productividad del equipo de ventas en distintos aspectos como los siguientes:
Ayuda a que los vendedores se concentren en vender
Como ya mencionamos, los agentes de ventas suelen gastar mucho tiempo registrando datos de prospectos, clientes, productos y ventas. Un sistema de gestión empresarial ofrece la automatización de este rellenado de datos y los almacena en una misma fuente a la que todos los colaboradores tienen acceso.
Simplifica el flujo de trabajo
Un sistema de gestión empresarial como Microsoft Dynamics 365 for Sales es sencillo de usar, además cuenta con programación y gestión de tareas, aplicaciones para comunicarse con otros colaboradores de forma inmediata, unifica todos los canales de comunicación interna o externa, y permite trabajar con documentos y datos sin perder tiempo en encontrarlos.
Promueve las ventas sin tener que estar pegado al escritorio
Dentro del paquete de funciones del sistema de gestión empresarial se encuentran las aplicaciones para dispositivos móviles. Estas se pueden descargar en el teléfono o tablet del vendedor para que pueda realizar el resto de sus funciones sin problema alguno. Además de que posibilita el trabajo remoto en caso de tener que ausentarse de la oficina.
5 pasos para que tu equipo adopte un sistema de gestión empresarial de forma efectiva
Según Buyer Zone, aquellos que aprovechan la tecnología desde que la empresa comienza a crecer, suelen adoptar un sistema de gestión empresarial con mayor facilidad, por eso es que el 91% de las compañías que cuentan con más de 11 empleados ya usan un CRM. Pero incluso si tu empresa no se encuentra en una etapa temprana de crecimiento, hay una posibilidad de éxito a la hora de adoptarlo con los siguientes pasos.
1. Pídele a tus vendedores que estén presentes a la hora de probarlo
Cuando pidas tu Demo gratuita y puedas ver cómo el sistema de gestión empresarial funciona en vivo, sería buena idea que los colaboradores que lo usarán estén ahí. De nada sirve que solo estén los ejecutivos o aquellos que invertirán en el sistema, ya que ellos no serán los usuarios principales. Lo mejor será agendar una cita o quizás dos, para que todos los vendedores puedan observar, hacer preguntas y aclarar sus dudas sobre las funciones. Además los proveedores serán los mejores en mostrar los beneficios del sistema de gestión empresarial.
2. Adapta el sistema a tu estrategia y no tu estrategia al sistema
La implementación de una nueva herramienta tecnológica seguramente será abrumadora para tus vendedores, porque les hará pensar que tendrán que cambiar absolutamente todo, pero no tiene por qué ser así. Un sistema de gestión empresarial como Dynamics 365 se puede adaptar a la estrategia de ventas de tu empresa.
Probablemente los únicos cambios que se deban realizar será en cuanto a la gestión y automatización de tareas, sin olvidar que en vez de utilizar varias aplicaciones para trabajar, ahora solo tendrán que usar una.
Como menciona Smarp, la productividad incrementa en un 25% cuando los colaboradores cuentan con la información en un mismo canal. Son cambios positivos a los que no tendrán problema en adaptarse.
3. Aprovecha la función móvil para dar mayor flexibilidad
Uno de los mayores beneficios del sistema de gestión empresarial es que tus vendedores pueden trabajar desde donde sea y responderán a los pedidos o dudas de los clientes sin tener que estar obligatoriamente en la oficina. De hecho, en otro estudio de CRM.org se reportó que el 65% de los expertos en ventas pudieron cumplir sus metas usando la aplicación móvil de su CRM.
4. Haz que se sientan involucrados en todo momento
Una de las cosas que motiva a un colaborador es ser parte de la toma de decisiones. Ser escuchado y que la empresa tome en cuenta sus comentarios los hace sentir que no solo están ahí para vender y ya. Así que es buena idea involucrar a tu equipo de trabajo antes y durante la implementación del sistema de gestión empresarial. Primero para que todos estén de acuerdo en cuáles funciones del software son las que necesitan y segundo para que ellos puedan brindar retroalimentación sobre cómo se han sentido al trabajar con esta herramienta, así como lo que podrían mejorar en un futuro.
5. Incentívalos a usar el sistema de gestión empresarial
Los primeros meses de la implementación de la herramienta serán los más difíciles pero también los más importantes. Si los vendedores se sienten incómodos cada vez que abren el sistema de gestión empresarial, esa misma será la sensación que tendrán mientras sigan trabajando con el sistema. Esto más allá de incrementar la productividad, tendrá todo el efecto contrario. Pero el aprendizaje no debe ser algo negativo y esa experiencia mejora cuando hay un incentivo de por medio.
Puede ser como un bono por cada vez que aprendan a usar una de las funciones del sistema. Todo dependerá del presupuesto y objetivos.
Ahora que ya conoces la forma en que un CRM puede impactar en la productividad de tus vendedores y el procedimiento para que lo adopten de forma efectiva, estás listo para el siguiente paso: ¡Conocer e implementar Microsoft Dynamics 365!
Conoce todo sobre un Software CRM, no solo te ayudará a mejorar los procesos de tu empresa, sino que también promueve las experiencias valiosas con tus clientes. Tu equipo podrá realizar ventas más inteligentes y aprovechará el uso de datos para personalizar todas las interacciones de tu empresa con sus usuarios.
