Como gerente de ventas eres el responsable de alcanzar los objetivos de ventas mensuales o trimestrales de tu empresa, pero claramente no lo puedes hacer tú solo. Incluso si te encargaras de todas los clientes sin problema, aún necesitarías un departamento de ventas profesional y un sistema de ventas para hacer crecer tu negocio y cumplir con tus cuotas. ¡Aquí te damos las claves para crear y convertir a tu equipo en una división poderosa!
Crear tu propio equipo comercial ideal no es fácil. Puedes pensar que con solo tener a un entusiasta de las ventas adecuado fortalecerás a tu departamento de ventas. Cuando en realidad requieres de la ayuda de una estructura organizacional más completa. Entonces, ¿Cómo se construye un área exitosa? ¿Qué métodos son los más efectivos? ¿Qué consejos y trucos necesitan tú y tus colaboradores para triunfar?
En primer lugar, el éxito de un equipo de ventas depende de varios factores. Los más importantes son:
- Qué tan posicionado esté tu producto
- Tu mercado meta
- Tus buyer persona
- El tamaño de tu negocio
- Qué tan grande es tu departamento de ventas
- Las habilidades de tus agentes y su experiencia
Como puedes notar estos factores van desde lo más general a los aspectos más específicos. Tu producto debe tener un historial comprobado en el mercado, una presencia sólida y una alta o media demanda, antes de que puedas concentrarte en mejorar a tu equipo de ventas. También debes conocer a tu público objetivo y el estatus del mercado antes de enfocarte en las habilidades específicas y grado de experiencia de tus colaboradores. Ahora recorramos la estructura de un departamento de ventas ideal.
La estructura del departamento de ventas
Tu equipo de ventas crecerá y madurará en diferentes momentos a lo largo de la vida de tu negocio. Puede ser que dentro de él se encuentre un agente que apenas vaya iniciando y esté aprendiendo todo sobre el proceso de ventas; y quizá también esté presente el vendedor que lleva años trabajando para tu empresa, pero que le falta actualizarse.
No existe una estructura única para todas las empresas, pero si te puedes basar en la distribución más básica del departamento de ventas.
– Gerente de ventas
Esta persona es quien crea las estrategias a seguir basándose en la información recolectada de ventas previas. Es el responsable de monitorear el desempeño de los demás colaboradores para cumplir con los objetivos. Dentro de sus funciones está la gestión de tareas, el seguimiento del equipo, la verificación de la calidad del servicio, los ajustes en el plan de ventas y promover la cooperación.
– Jefe de ventas
Se trata de un colaborador que trabaja junto al gerente para planificar y organizar las actividades comerciales. Se encarga de evaluar los avances de las ventas, selecciona al personal, realiza capacitaciones, promueve la comunicación efectiva y realiza informes de resultados para el departamento de ventas.
– Supervisor de área
Aunque el gerente haga el monitoreo de los procesos comerciales y el jefe evalúe y dé seguimiento, debe haber un tercero que se asegure de que todo se cumpla en tiempo y forma. El supervisor tiene la responsabilidad de dar dirección a los agentes, crear planes estratégicos y generar proyecciones de ventas.
– Agente de venta
El vendedor es una de las partes más importantes del departamento de ventas, ya que es quien tiene contacto con los clientes. Por lo tanto requiere del apoyo y guía de los puestos anteriormente mencionados. Esta persona o personas serán quienes asesoren a los compradores, representen a la empresa, den seguimiento a las compras, fidelicen a los clientes y logren negociaciones. El número de agentes será distinto conforme crezca tu negocio.
Identificar las responsabilidades y tareas de cada uno de estos puestos será imprescindible para que la gestión de ventas sea realizada de forma organizada y efectiva. Esto no es todo, cada uno hace su parte de forma interdependiente, sin embargo el departamento de ventas en sí tiene funciones generales resultantes de las actividades específicas de cada colaborador. ¿Cuáles son?
Funciones del departamento de ventas
• Definir objetivos
Las áreas de marketing, informática y finanzas tienen sus propias metas, sin embargo el departamento de ventas será el que establezca los objetivos de ventas a cumplir para toda la empresa. Si bien las otras divisiones no venden, pueden ayudar al equipo comercial desde su trinchera. Por ello es importante que los objetivos de ventas sean comunicados al resto de la organización.
• Realizar investigaciones de mercado
La división comercial será la encargada de proveer un panorama preciso del mercado. Esto será importante para evitar déficit y superávit de producto. Sin olvidar que se pueden evitar otro tipo de pérdidas económicas.
• Planificar estrategias
El departamento de ventas debe fijar precios, conocer a detalle los productos y servicios, así como el proceso de distribución. Asimismo cuentan con información valiosa sobre los clientes, así que son los indicados para desarrollar estrategias. Que después podrán ser complementadas por el área de marketing.
• Atender a los clientes
El personal de ventas no solo consigue clientes, interactúa y vende. También analiza e implementa los mejores métodos para evitar rechazos y crear una conexión con el comprador. En ellos está el que los consumidores sientan confianza de adquirir un producto y de dar seguimiento hasta lograr la fidelización.
• Medir el rendimiento
El departamento de ventas utiliza indicadores y plataformas de registro de desempeño, como los sistemas para ventas. Así mantienen un orden y pueden observar si una estrategia resulta o no.
5 claves para tener un departamento de ventas poderoso
1. Establece objetivos muy específicos
Para tener bien en claro cuál será el siguiente paso, se debe definir qué se quiere lograr y cómo lo van a realizar. Para dar respuesta a estas preguntas tendrás establecer objetivos específicos, medibles y ambiciosos pero realistas, y poner sobre la mesa el tiempo en el que se quieren lograr.
2. Desarrolla tu liderazgo de servicio
Todo departamento de ventas necesita un líder que se responsabilice de orientar y motivar a los agentes comerciales. Esto quiere decir que te debes convertir en la persona que facilite su trabajo, los mantenga actualizados y cuide del equipo todo el tiempo. Tú o la persona que lidere a tus vendedores también debe contar con características de empatía, confianza, análisis, comunicación y flexibilidad.
3. Mantén a tu equipo positivo y motivado
Ya que tus agentes cuentan con un líder, este debe comenzar a desarrollar una dinámica positiva. Lo que quiere decir que esta persona se deberá enfocar en las cosas buenas. Aunque no nos referimos a que deba ignorar lo negativo, más bien se trata de resaltar lo que se hizo bien dentro de lo que se hizo mal. Por ejemplo, si un vendedor olvidó ofrecerle al cliente una promoción, pero fue cordial, el líder debe de señalar el gran acierto de su amabilidad. Esto genera mayor autoestima y motivación.
4. Brinda retroalimentación constante
El feedback frecuente hará que tus colaboradores perciban que pones atención a sus esfuerzos. Este es un gran recurso dentro del departamento de ventas y sirve para evitar errores constantes y malentendidos a la hora de realizar sus actividades diarias. Aunque recuerda que para ofrecer una buena retroalimentación debes describir la conducta de la persona, crear comentarios aplicables, concretos y oportunos y hacerlo de forma privada. No enfrente de otros agentes.
5. Recompensa sus logros
Los incentivos son un gran motivante. Pueden ser desde cosas sencillas como palabras de reconocimiento, flexibilidad de horarios, actividades de recreación, hasta bonos, comisiones y aumentos de salario. La forma de ganar esos premios serán definidas por ti, pero quizá puedas optar por el cumplimiento de la cuota de ventas o por un límite de conversiones.
Crear un equipo de ventas exitoso requerirá algo de trabajo, pero al final, el tiempo y el esfuerzo que inviertas valdrán la pena. Podrás contratar al mejor personal, cumplir y superar tus objetivos de ventas y tener una fuerza laboral feliz y saludable si implementas algunas de estas sugerencias que te damos, junto a una herramienta como Microsoft Dynamics 365. Un sistema para ventas con el que podrás facilitarle el trabajo a tu departamento de ventas, personalizar las experiencias de los clientes y crear mejores investigaciones de mercado.
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