El poder diferenciarse de la competencia siempre será el santo grial de las empresas, no obstante, es difícil encontrar aquel factor que haga que los compradores volteen hacia tu negocio. Nosotros conocemos uno que siempre será vigente y que puede ayudarte a vender más: la experiencia del consumidor. Te contamos cómo hacer de este elemento el pilar de tus ventas con un software de atención al cliente.
Hay que poner algo en claro; no importa qué tan pequeña o grande sea la empresa, la atención al cliente de excelencia debe ser parte de la cultura y objetivos de toda organización. Esta actividad hará la diferencia entre un cierre de venta y un rechazo, pues los clientes siempre quieren sentirse especiales y únicos, y de hecho lo son. Por lo tanto, tratarlos como un número más en tus bases de datos será un poco desalentador para ellos.
Sin embargo, entendemos que brindar la atención correcta puede ser un poco complicado conforme tu negocio va creciendo. La cantidad de clientes aumenta y tus colaboradores ya no se dan abasto. Los procesos deben ser cada vez más rápidos y cada segundo cuenta para poder brindar un servicio satisfactorio. ¿Esto te sucede?
Un sistema como Dynamics CRM puede ser justo la solución que requieres para poner en marcha una estrategia totalmente enfocada en complacer a tus compradores.
Esta clase de software de atención al cliente te ayuda a administrar, organizar y responder a todas las solicitudes de servicio al cliente. Asimismo te permite rastrear todos los expedientes de tus compradores y leads mediante el uso del registro de datos. También te da la oportunidad de recibir notificaciones de correos electrónicos no respondidos y correos electrónicos urgentes de clientes VIP.
¿Aún no tienes bien en claro qué son estas plataformas de las que te hablamos? ¡Te lo contamos enseguida!
¿Qué son los software de atención al cliente?
Cuando hablamos de soluciones como los software de atención al cliente, una gran cantidad de personas supone que se trata de algún programa que realiza casi todo el trabajo de ventas y servicio. Pensarlo así puede ser peligroso, ya que esta es una herramienta que complementa los conocimientos y habilidades de tus agentes. ¿Entonces qué es?
Supongamos que tienes un sitio de comercio electrónico donde vendes tus productos en línea. Es probable que sus clientes se comuniquen contigo en busca de ayuda, durante todo el día con preguntas sobre cómo usar los productos, cómo obtener un reembolso, dudas sobre el envío, cuánto tienen que esperar por su pedido, etc.
Es posible que no solo te envíen un correo electrónico, sino que también se comuniquen a través de redes sociales, por teléfono o chat. Cualquiera que sea el modo de comunicación, esperan que tus colaboradores contesten con una respuesta segura a sus preguntas. O Incluso si se comunican contigo mediante varios canales de comunicación, ellos esperan que tus agentes conecten los puntos para así evitar la reverberación de información. Es aquí donde entra el software de atención al cliente.
Este sistema permite tener concentrados todos tus canales y registra los datos necesarios para aumentar la velocidad de atención. Además, brinda detalles sobre el estatus de cada cliente o prospecto para de esta forma ofrecerle una solución que se adecúe a lo que busca. Ya sea que requiera una oferta, producto doble, una versión distinta o un servicio más específico, esta herramienta te dará los insights específicos.
Sin olvidar que ayuda a los jefes de área a mantener monitoreado el rendimiento de cada agente, al igual que la cantidad de clientes insatisfechos, las cancelaciones de suscripciones, los leads generados, los cierres y rechazos. Pero hay muchas más razones que estas para considerar implementar uno de estos software de atención al cliente, como los beneficios que te presentaremos.
Beneficios y ventajas de un software de atención al cliente
Centraliza la información
Como ya lo mencionamos en el bloque anterior, la información de las empresas suele estar repartida en varios canales o aplicaciones para dar mayor cobertura a su marca. En la actualidad es importante estar presente en los lugares donde tu audiencia te pueda encontrar y así interactuar con tu negocio. Un software de servicio al cliente permite tener visible cada una de estas conexiones y evitar no responder a alguna duda o pregunta. Además, puedes configurar las notificaciones para que tu herramienta te avise cuando y en dónde se requiere de la atención de un agente.
Registra correos y solicitudes de clientes
Cuando un usuario se comunica con tu empresa es innegable que el agente que le responda debe realizar un registro de datos y comentarios. Esto puede hacer que tu colaborador pierda algo de tiempo y haga esperar a la persona, que aunque sea poco tiempo puede frustrarse. Un software de atención al cliente genera perfiles de usuarios con los datos esenciales y de forma automatizada. De esta manera en las interacciones del futuro el agente tendrá todo listo para ayudarle.
Automatiza medición y creación de informes
Los reportes de resultados son una de las tareas manuales en las que más tiempo se emplea. Un sistema de gestión de relaciones con el cliente puede generar informes en cuestión de minutos. Lo mejor es que puedes configurar las métricas e indicadores que quieres tener visibles para poder analizar los números de manera sencilla.
Ayuda a obtener información muy precisa
Mejorar los procesos y cada acción es imprescindible para que la empresa siga creciendo a un buen ritmo. Esto no se puede hacer si no se cuenta con las áreas de oportunidad o con los aciertos de la organización. Un software de atención al cliente al tener todos los canales centralizados puede extraer datos puntuales sobre la actividad de la empresa. Por ejemplo, el tiempo de resolución total, velocidad de respuesta, hora de mayor tráfico, rendimiento general e individual y clientes más activos son parte de los factores que pueden determinar si el servicio de tu negocio es bueno o malo.
Permite que la empresa esté presente 24/7
Estar al pendiente de tus prospectos y clientes es importante, pero es algo difícil pues hay personas que seguro querrán ponerse en contacto fuera del horario de trabajo. Afortunadamente, existen opciones para que tus agentes no tengan que estar pegados a la computadora todo el día. Con una plataforma de atención al cliente puedes integrar chat bots programados para contestar a las preguntas más solicitadas de los usuarios. Así como crear apartados en tu sitio para que ellos mismos encuentren las respuestas a sus dudas sin batallar o dar muchos clics.
Promueve la colaboración
La falta de colaboración entre áreas, o incluso dentro del mismo equipo de servicio y ventas es muy común. Por ello es recomendable hacer uso de un software de atención al cliente. Ya que al tener toda la información sobre las interacciones con usuarios y tareas pendientes, los agentes pueden determinar qué deben hacer, si hay mensajes pendientes, y hasta ayudar a otro de sus compañeros cuando no pueda solucionar un problema.
Aumenta la satisfacción del cliente
Por todo lo anterior la productividad y tiempos de atención aumentan, el enfoque hacia el cliente será la columna de estrategia de servicio y, por lo tanto, los resultados reflejarán la satisfacción de tus clientes.
¿Aún lo sigues pensando? Quizá consideres que la implementación de una herramienta como Dynamics CRM es complicada y muy tardada de hacer. Sin embargo, nosotros te garantizamos que al contar con la información necesaria, el proceso es mucho más fácil.
Prueba el mejor software de servicio al cliente
Microsoft Dynamics 365 es un software de servicio al cliente en línea que ayuda a las pequeñas, medianas y grandes empresas a implementar soluciones escalables para ayudar a los clientes y crecer fácilmente. También es lo suficientemente versátil como para que los equipos de soporte empresarial puedan crear potentes flujos de trabajo y brindar una experiencia única a los clientes sin importar dónde se encuentren. Si estás buscando una solución intuitiva y fácil de usar, esta es la herramienta para ti. ¡Conoce más sobre ella y sus ventajas para tu negocio!
