¿Todavía pensando en la posibilidad de adquirir un programa CRM para tu empresa? Un software CRM es una tecnología creada especialmente para mejorar las relaciones con el cliente, ¿Y qué líder de ventas no desea eso para su negocio?
Si estás luchando diariamente por mantener a tus clientes felices y obtener beneficios cada vez mejores, si tomas notas en cada llamada telefónica que haces, te esfuerzas enviándoles mensajes en su cumpleaños y eres muy consciente de que sin ellos el éxito de tu empresa no sería posible, es probable que necesites un software CRM.
Porque la realidad es que una empresa que aspire crecer y ser exitosa no puede pretender marcar la diferencia pasando notitas en Excel o cualquiera que sea el sistema que utilice para rastrear las interacciones de sus clientes.
Entonces es obvio que necesitas actualizarte. Por eso, traemos este post en el que te contamos todo lo que necesitas saber acerca de un programa CRM con el que además de despejar dudas y descartar mitos sobre esta poderosa herramienta, podrás saber un poco más sobre cómo empezar tu proyecto de implementación de un programa CRM.
¿Qué es y para qué sirve un software CRM?
Un software CRM o programa CRM es una plataforma con funcionalidades pensadas para entender, anticipar y responder a las necesidades de los clientes actuales y potenciales de tu empresa, con el objetivo de agregar valor a tu marca y a la experiencia ofrecida, mejorar las relaciones entre ambas partes y evidentemente, aumentar los ingresos.
Este sistema trabaja registrando toda la información de contactos de tus clientes, incluyendo detalles de la relación y cada interacción en todos los posibles canales y usando todos estos datos para ayudar a tus comerciales a vender de una forma mucho más estratégica, identificar prospectos para la venta directa o cruzada, ofrecer a clientes existentes nuevos productos o servicios, orientar las nuevas iniciativas de marketing, etc.
¿Cuáles son los beneficios de un programa CRM?
Veamos con detalle algunos de los beneficios más importantes de un programa CRM:
- Mejorar las relaciones con los clientes con un software CRM
Las funcionalidades disponibles en un programa CRM hacen posible que tu empresa sea capaz de forjar conexiones mucho más fuertes y profundas con tus clientes. Con un CRM dejas de ser una empresa más para marcar la diferencia.
- Vender más y mejor con un CRM programa
Un software CRM une todos los datos de tus clientes en un mismo lugar. Esto significa que tus vendedores podrán saber mucho más sobre las necesidades y deseos de cada cliente y con todos estos datos sobre la mesa, podrán proporcionar la solución ideal para cada uno, ofrecer soluciones hechas a medida, interactuar de forma personalizada, etc.
- Más colaboración
Con un programa CRM tus colaboradores del área de ventas pueden empezar a hablar el mismo idioma y trabajar de una forma mucho más coordinada y colaborativa.
- Mayor eficiencia en el servicio con un CRM software
Cuando todos los colaboradores se apoyan en el CRM software para registrar las interacciones con los clientes es posible hacer que el servicio sea mucho más eficiente y estratégico gracias a sus funcionalidades de IA y análisis predictivo. Por ejemplo, los vendedores pueden servir al cliente con el conocimiento de lo que se ha discutido previamente sin necesidad de hacer preguntas, solo con mirar el historial disponible en el sistema es posible ofrecer un servicio eficiente y verdaderamente inteligente.
- Satisfacción del personal con el software CRM
Los empleados son más felices disponen de las herramientas necesarias para hacer mejor su trabajo. Tener un programa CRM preciso y actualizado que todos puedan usar, capaz de hacer el trabajo pesado por ellos y que, además, les ayude a obtener mejores resultados en su día a día sin duda representa una mejora en la satisfacción y motivación de tu gente.
- Más ingresos y rentabilidad
La productividad aumenta cuando todos aprenden y utilizan el programa CRM y esto solo puede significar una cosa: mayores ingresos. Cuando el equipo de ventas es productivo y estratégico, los ciclos de venta disminuyen, los productos y servicios ofrecidos mejoran y la satisfacción del cliente sube a niveles nunca antes vistos.
- Ahorro
Está demostrado que uno de los beneficios a largo plazo de un programa CRM es que el monto de la inversión se queda muy pequeño cuando la empresa comienza a ganar y ahorrar más tiempo y dinero.
¿Cómo saber si necesitas un CRM software?
Estas son algunas señales que indican a un departamento de marketing y ventas la necesidad de un CRM software.
- La empresa no es capaz de mantenerse al día y enfrenta una avalancha de nuevos negocios.
- Las herramientas que utiliza el equipo actualmente no son capaces de ordenar los datos en un mismo sitio, priorizar clientes potenciales y responder a las oportunidades de manera oportuna y eficiente.
- Tu equipo tiene muchas limitaciones para mirar las interacciones de los clientes y tomar decisiones informadas rápidamente.
- No sabes lo que está haciendo tu equipo de ventas.
- Tu servicio al cliente está a punto del colapso. Con el aumento de casos e incidencias diario, tu equipo no tiene tiempo de anticiparse a las necesidades de los clientes.
- Tu equipo pasa horas preparando informes de forma manual.
- El futuro de tu empresa no se ve muy claro.
¿Cómo elegir el mejor software CRM para tu empresa?
Para saber cómo elegir la mejor opción de programa CRM para tu empresa hay que empezar teniendo muy en claro la situación de tu empresa, con esta información es posible encontrar una tecnología hecha a la medida para tus propias necesidades y prioridades comerciales de una forma mucho más fácil.
Algunas preguntas que recomendamos hacerte junto a tu equipo para elegir el mejor programa CRM son:
- ¿Cuáles son los procesos más ineficientes del negocio y qué es lo que se pretende mejorar con la implementación de un programa CRM?
- ¿Qué carencias enfrenta la empresa ahora mismo y que nuevos procesos o flujos de trabajo podrían agregarse?
- ¿Quiénes usarán el programa CRM?
- ¿Qué otro software se integraría al CRM?
- ¿Con cuánto presupuesto se cuenta para este proyecto?
Responder junto a tu equipo, ejecutivos o tomadores de decisiones de tu empresa estas preguntas te ayudará a tener una imagen mucho más clara de lo que supondrá esta implementación a nivel operativo, financiero y estratégico. Y el siguiente paso es comenzar a mirar opciones de sistemas y proveedores considerando algunas capacidades claves para elegir el software ideal.
¿Cuáles son las capacidades claves al momento de elegir un software CRM?
Aquí te damos algunas ideas:
- Personalización
Una capacidad importante y que debes tomar en cuenta al momento de elegir un programa CRM es sus posibilidades de personalización Una buena solución CRM no es buena si no está configurada y ajustada correctamente a las necesidades de tu empresa, lo ideal es que este complemente tu proceso de ventas, estrategia de marketing, actividades de servicio al cliente y rutinas de gestión de contactos.
Por lo tanto, siempre que solicites información asegúrate de preguntar la capacidad del sistema para personalizarse y por supuesto, cuánto costará dicha configuración.
- Correo electrónico, dispositivos móviles y funciones sociales
¿Qué sería de nuestras vidas ahora sin las redes sociales? No es un secreto que los vendedores pasan una gran parte de su día utilizando su móvil; entonces, ¿Acaso no es lógico incorporar una herramienta a la que puedan acceder desde el móvil?
Evalúa las capacidades de integración con el correo electrónico, con los dispositivos móviles de tu gente y las funciones sociales incluidas en el sistema.
Lo ideal es que el programa CRM sea un complemento y ayuda para tu empresa, que tus vendedores tengan la posibilidad de acceder a los datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, capturar información al momento y atender las solicitudes de los clientes con solo un par de clics.
- Informes y análisis
Contar con un programa CRM con capacidades de informes automáticos y análisis significa que tus vendedores ya no tendrán que pasar horas preparando informes, sino que tendrán todo este tipo disponible para dedicarse a lo verdaderamente importante: vender.
Considera un software CRM con funcionalidades de informes estándares o personalizados que puedan ser aprovechados por tu equipo y que luego, todos puedan diseñar estrategias y tomar decisiones partiendo de estos datos.
- Integración
Vale la pena mirar las capacidades del sistema para integrarse con alguna herramienta que utilice tu empresa como, por ejemplo, un sistema ERP o alguna otra plataforma de marketing que utilice y funcione para tu equipo.
- Capacitación
El software CRM no tiene por qué suponer una complicación para tus colaboradores. Por ello, siempre es importante que al momento de seleccionar un CRM consideres que sea una opción práctica, intuitiva, fácil de utilizar y que, además, el proveedor o partner que selecciones incluya sesiones de capacitación para lograr que tus empleados estén conectados desde el primer día.
- Seguridad
Sabemos que los datos de tus clientes son tu bien más preciado. Por esto, la seguridad es un aspecto que no puede faltar al momento de considerar opciones de CRM para tu empresa.
Investiga o consulta con el proveedor que parámetros de seguridad son tomados en cuenta con el sistema, evalúa si estos se acoplan a las políticas del sistema y si se incluyen los controles de acceso necesarios para resguardar toda la información de tu empresa.
¿Cómo es la implementación de un software CRM?
Una vez seleccionada la opción de software CRM a implementar comienza la parte más divertida y en la que se define el éxito o fracaso de tu inversión. A continuación, resumiremos cómo es la implementación de un CRM en cuatro pasos:
1. Aceptación y apoyo de la gerencia
¡Contar con el apoyo de tus directivos multiplicará las probabilidades de éxito de este proyecto!
2. Creación de una hoja de ruta
Imagina un mapa que te indique el camino para llegar al éxito de la mano de tu nuevo software CRM. Crear una hoja de ruta le dará a tu equipo un norte para actuar a corto, mediano y largo plazo para la implementación y la adopción.
3. Entrenamiento y/o capacitación para los usuarios
La capacitación es una etapa clave durante cualquier proceso de implementación, los usuarios deben comprender por qué se implementa la herramienta y cómo usarla para mejorar en su trabajo.
4. Despliegue del programa CRM
La etapa del despliegue del sistema es ese momento en el que tu equipo y el partner seleccionado optimizan el CRM, lo ajustan a la medida y lo integran para recopilar los datos tanto en términos de cantidad como de calidad.
Esta etapa puede estar llena de retos y dificultades, pero lo importante es que, si las cosas no funcionan exactamente de la manera que se planificó para el primer día, como líder muestres apoyo y encuentres una solución, en lugar de abandonar el barco.
¿Preparado para empezar la implementación de un CRM en tu empresa? Si estás en busca de tecnologías que te ayuden a vender más y mejor, es obvio que necesitas estar a bordo de un CRM tan pronto como sea posible.
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