¿Qué es control de gastos?
Para establecer qué es el control de gastos, podemos decir que se trata del proceso de hacer cambios directos en la manera en la que se efectúan los gastos. Esto con el fin de disminuir la pérdida de dinero y maximizar el aprovechamiento de los recursos financieros. Algo que es sumamente importante, pues según El Economista, el mal control de los gastos en empresas, principalmente en pymes, representa pérdidas de hasta 1 millón de pesos al año.
Idealmente, estos cambios se ejecutan con base en los datos rastreados y recolectados en periodos previos, de los cuales se analiza el patrón de gastos que tiene la empresa. Asimismo, se obtiene un perfil de los gastos variables, fijos, directos, indirectos, con flujo o sin flujo. Con estos detalles, los líderes pueden ejecutar modificaciones inmediatas en los hábitos de la organización y generar un proceso más sostenible.
En términos prácticos, el control de gastos es un método que permite identificar en qué se está gastando el dinero, para después reducir las inversiones menos beneficiosas y dejar aquellas que sí brindan un retorno efectivo. Gracias a esta estrategia un negocio puede vincular un gasto con su origen, facilitando su rastreo y su análisis en lo que se refiere a inversión-beneficio.
Ahora veamos cómo llevar a cabo un control de los gastos de tu empresa, algunas metodologías para hacerlo exitosamente, y sus ventajas.
¿Cómo llevar un control de gastos?
El control de ingresos y egresos en sí puede ejecutarse a través de 5 acciones:
- Establecer metas financieras
- Dar seguimiento a compras y adquisiciones
- Generar un presupuesto adecuado a las necesidades de tu negocio
- Programar el pago de deudas
- Hacer uso de las herramientas que estén a tu alcance
En cuanto a las herramientas que tienes a la mano están las hojas de cálculo, las aplicaciones contables y el uso de CRM. Estas te ayudarán a llevar un seguimiento periódico y continuo, dependiendo de lo que mejor se ajuste a la organización.
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Hojas de cálculo
Estas son de las herramientas más utilizadas en cuestiones financieras, ya que permiten llevar un registro manual, e incluso gratuito, de las operaciones. Para integrarlas a tu proceso de control de gastos solamente debes agregar información como monto, fecha, cantidad física, tipo de gasto, y detalles. No obstante, las hojas de cálculo solo funcionan hasta cierto tiempo, pues conforme tu empresa vaya creciendo, el registro manual deberá automatizarse.
Aplicaciones contables
Existen muchos tipos de programas contables para llevar a cabo el control de ingresos y egresos de una empresa. Aunque se trata de la evolución de las hojas de cálculo, cuentan con una mayor cantidad de funciones, brindan una manera más rápida de registrar los gastos, y generan reportes personalizados de cada periodo.
CRM
Una plataforma de gestión de relaciones con el cliente, cuenta con versiones o módulos financieros, los cuales pueden agregarse para gestionar tu presupuesto, el flujo de aprobaciones de gastos y los gastos totales. Además, analiza cada gasto realizado, su origen, su propósito y su retorno de inversión. Sin olvidar que ayuda a digitalizar todas tus facturas y a programar pagos para evitar adeudos.
Controlar los gastos de tu empresa no solo es una tarea de registrar y modificar, hay más acciones que puedes llevar a cabo para reducirlos y gestionarlos.
5 estrategias para reducir y controlar gastos
1. Establece y monitorea tus presupuestos
Tener un presupuesto específico y creado a raíz de registros de ingresos y egresos pasados, puede ayudar a tener una idea más completa de lo que se debe gastar. Además, tener un tope de cuánto dinero se puede utilizar será como tener una métrica que indique si la empresa sobrepasa el límite o sí se mantiene por debajo de él. Esta estrategia funcionará siempre y cuando se haga un monitoreo continuo.
2. Define los indicadores correctos
Toda estrategia de control de gastos requiere del uso de indicadores que contabilicen las entradas y salidas de recursos financieros. Si no sabes cuál elegir, te recomendamos los siguientes:
- Gasto de ventas por semana
- Ingreso por vendedor al mes
- Tasa de producción, ya sea diaria o semanal
- Beneficio anual
Puedes integrar tantos indicadores como se necesite, siempre y cuando brinden resultados claros sobre los gastos de la empresa durante periodos específicos.
3. Da seguimiento a los gastos
Tanto tus indicadores, como tu presupuesto establecido, deben ser monitoreados constantemente para corregir el curso de actividades que puedan estar derrochando recursos o sobrepasando el límite establecido. Con un sistema de gestión es posible realizarlo en tiempo real, lo que ayuda a cuidar el flujo de caja en todo momento.
4. Crea alianzas con tus proveedores
Otra estrategia para reducir los gastos en una organización, es crear alianzas con los proveedores o contratistas. Una buena relación con ellos impulsa las renegociaciones de costos y permiten prever el incremento de precios de servicios o materiales, con anticipación.
5. Administra efectivamente tus inventarios
El buen manejo del inventario es otro factor que afecta al buen o mal control de gastos de una empresa, ya que este es en sí el capital invertido que debe ser vendido. Por ello, es altamente relevante que se mantengan niveles adecuados de existencias, y una rotación de inventario efectiva. De lo contrario, se generarán altos riesgos y muchas pérdidas a causa de la obsolescencia o por bajo rendimiento de ventas.
Ventajas de realizar un control gastos en tu empresa
Te permite establecer metas a largo plazo
Determinar cuánto gastas, ahorras y pierdes, te permitirá establecer metas para generar reservas de emergencia, inversiones más seguras y ahorros para expandir tu negocio, por dar algunos ejemplos.
Detecta gastos innecesarios
Algunas empresas en crecimiento suelen no saber exactamente en qué gastan sus recursos. Lo cual es algo arriesgado si se quiere prevenir futuras crisis. El control de gastos te ayuda a aumentar la trazabilidad de tus inversiones, así como su origen y retorno. Con esto podrás tener bien en mente qué adquisiciones o compras realmente brindan beneficios a tu organización, y cuáles son innecesarias.
Brinda accesibilidad a información relevante
Como ya mencionamos, el control de los gastos requiere registros detallados de las entradas y salidas de dinero. Así que te ayudará a tener una base de datos financieros actualizados, a los cuales tendrás acceso en todo momento, para tomar decisiones precisas y competitivas.
El control de gastos es un método que permite identificar en qué se está gastando el dinero.
Reduce los costos y gastos
El control de gastos estructura las salidas de dinero para categorizarlas y ayudarte a ver cuánto inviertes en costos fijos o variables. Por ejemplo, al conocer cuánto gastas en luz, puedes empezar a reducir su costo al implementar reguladores en cada estación de trabajo, apagar los equipos cuando no estén en uso y buscar fuentes de luz más sustentables. También puedes cancelar suscripciones a aplicaciones que son poco utilizadas o quitar los software que gastan dinero y que no brindan ningún retorno de inversión.
Ayuda a mejorar la toma de decisiones
Con toda la información financiera de tu negocio a la mano, será mucho más fácil tomar decisiones efectivas. En vez de solamente asumir que una acción podría corregir otra sin tener fundamentos, ni datos que lo respalden.
El éxito contable y financiero de tu organización depende del buen control de gastos que se emplee. Por lo tanto, poner en práctica las estrategias antes mencionadas te ayudará a impulsar esta parte tan fundamental.
Asimismo, te recomendamos hacer uso de herramientas que conviertan el trabajo duro, en trabajo inteligente. Una de ellas es el CRM, cuyos módulos te permitirán hacer un registro automatizado de tus gastos, para evitar incongruencias causadas por la ejecución manual. Además, te permitirá planear tus presupuestos y complementar tu gestión con la inteligencia de ventas. Si quieres conocer más al respecto, o requieres una asesoría para descubrir la solución ideal para tu empresa, ¡contáctanos!
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