Departamento comercial en una empresa: concepto y funciones

En tu organización existe un área que se encarga de todo el proceso de atracción, promoción, generación de confianza, ventas y fidelización. Por lo que su gestión y optimización es de alta importancia. ¿Te gustaría saber cuál es y cómo mejorarla? ¡Quédate a leer este artículo para conocer a detalle las funciones y estructura del departamento comercial en una empresa!

¿Qué es el departamento comercial en una empresa?

El departamento comercial consiste en un conjunto de personas, actividades y procesos comerciales que ayudan a que una empresa genere ventas de manera efectiva, eficiente y con apoyo de estrategias y objetivos bien definidos. Esta área generalmente incluye a varios involucrados de los cuales te hablaremos más adelante.

Aunque primero hay que aclarar que las funciones del departamento comercial en una empresa no solo están dirigidas a la venta. Si no también a la creación de una relación armoniosa con los clientes que ayude a producir confianza y, por lo tanto, satisfaga sus necesidades. Esto además permite obtener información profunda y valiosa para mejorar el servicio, los productos, la segmentación y toda la experiencia de compra en sí. Lo que aumentará los ingresos del negocio en hasta un 8 %.

Entre otras características, el área de actividades comerciales suele trabajar de la mano con otros departamentos como el de marketing, compras, contabilidad, finanzas, TI, e inventario. En algunas empresas puede incluso colaborar con otras. Es importante señalar esto, ya que es la única división que tiene contacto con los prospectos, posibles clientes y compradores, por lo tanto, puede administrar información interna y externa que ayude a calibrar las estrategias y objetivos.

Ahora pasemos a conocer cada una de las tareas del departamento comercial en una empresa para comprender su importancia.

¿Cuáles son las funciones del departamento comercial en una empresa?

Ser expertos en el producto o servicio

Sin importar el puesto que se tenga, los colaboradores que forman parte del departamento comercial en una empresa deben conocer los productos y servicios al derecho y al revés. Cada aspecto técnico, materiales, composición, tipos de uso y beneficios deben estar grabados en la memoria de cada uno. Asimismo, se requiere conocer la oferta de los competidores y los diferenciadores del negocio. Esta actividad garantiza una venta más informada y segura.

Establecer objetivos adecuados

No se puede crecer si no se cuenta con una o varias metas realistas que guíen al departamento comercial en una empresa. Se debe tomar en cuenta las posibilidades de la empresa, los resultados previos, las estrategias y los análisis de los clientes. Es importante no establecer objetivos poco realizables y que no estén basados en los criterios ya mencionados, ya que ayudará a mantener la motivación del equipo y a generar resultados adecuados.

Identificar a los clientes y sus necesidades

Otra de las funciones del departamento comercial en una empresa es definir a los buyer persona de la empresa. Estos servirán para identificar las características del cliente ideal al que se deben enfocar. Entre la información que se debe recolectar está la ubicación geográfica, nivel socioeconómico, ingresos aproximados, intereses, nivel educativo, estilo de vida, etc.

Generar estrategias de ventas efectivas

Al obtener todos los datos necesarios se podrá crear una o varias estrategias que ayuden a alcanzar las metas de ventas. Como te mencionamos hace un momento, el departamento comercial deberá trabajar de la mano con otras áreas, que en este caso será la de marketing, en donde ya habrán realizado el estudio de mercado correspondiente. Los resultados de las investigaciones de ambas divisiones permitirá producir estrategias más completas y bien planeadas.

¿Quieres tener un buen control sobre tu área comercial? ¡Descubre estass 8 recomendaciones para gestionarla con un software de ventas! ve el siguiente video:

Cuidar la calidad del producto o servicio

El departamento comercial en una empresa se encarga también de optimizar los productos y servicios constantemente para satisfacer las cambiantes necesidades de los compradores. A través de encuestas y de otro tipo de interacciones, esta área puede determinar qué cambios hay que ejecutar para mantener un buen nivel de ventas.

Crear una comunicación eficiente con el cliente

La comunicación con el cliente requiere de varios canales y técnicas de comunicación. Comenzando por originar espacios en los que puedan opinar y dejar sus reseñas para escuchar sus inconformidades, calificaciones positivas y quejas. También se necesitan vías de contacto para hacerles llegar información de valor y otras para reafirmar la experiencia de la empresa. Por consiguiente, es común que las organizaciones cuenten con foros, redes sociales, sitios web, tiendas en línea, boletines informativos y otros.

Dar seguimiento

Las ventas no terminan cuando se realiza una transacción. De hecho, para muchos negocios la venta es un ciclo que puede no terminar nunca. Dependerá de la tasa de retención que el departamento comercial en una empresa tenga. Pero, ¿cómo obtener una buena retención de clientes? Todo está en el servicio y el seguimiento posventa. Este último se trata de determinar qué tan satisfecho está el cliente con toda la experiencia de compra e incentivarlo a seguir comprando. Esto se puede lograr a través de promociones, programas de referidos, cupones o simplemente con un servicio de excelencia.

Resolver crisis y problemas

El departamento comercial en una empresa debe estar atento a las inconformidades de los clientes. Por ejemplo, si el producto ha llegado con daños, es imprescindible que los colaboradores estén atentos y den una solución inmediata. Ya sea con un reemplazo del artículo, o con el reembolso de su compra. La atención por parte de esta área será clave para garantizar la fidelización de los clientes.

Diseñar el proceso de venta

El proceso de venta de un negocio no será igual al de otro. Por ello es parte de las funciones del departamento comercial el crear un proceso adaptado a las necesidades de la empresa y de sus clientes. Puede ser que tenga varios filtros en caso de tener muchos leads, o que se mantengan pocos pasos para vender con mayor facilidad y rapidez.

¿Cuál es la correcta estructura del departamento comercial en una empresa?

Un departamento comercial requiere de varios integrantes que son piezas importantes en los distintos procesos de venta. Veamos las responsabilidades y características de cada uno.

Director

Dentro de la estructura del departamento comercial en una empresa, el director es un líder estratégico que tiene la tarea de desarrollar e implementar estrategias comerciales de acuerdo con las metas y objetivos de la empresa para acelerar el crecimiento. Se encarga de estudiar al cliente, a la competencia y al mercado. También está al tanto de los estudios y análisis para crear planes comerciales detallados sobre oportunidades comerciales y así promocionar los productos y servicios con mayor éxito.

Gerente

Los gerentes comerciales son responsables de la gestión de procesos y presupuestos. Ellos son quienes obtienen los servicios, capacitaciones y recursos necesarios para que los colaboradores puedan hacer su trabajo de manera óptima. Asimismo, supervisan los proyectos y monitorean los planes para garantizar que se cumplan los plazos, que las acciones se mantengan dentro del presupuesto y que el trabajo esté a la altura.

Analista de inteligencia

En el departamento comercial en una empresa es importante contar con un profesional que analice a profundidad los datos obtenidos en las actividades de ventas y marketing. Estos colaboradores ayudan a generar proyecciones de ventas más exactas e identificar las tendencias del mercado que pueden aprovecharse para vender y promocionar los productos.

Ejecutivo

El ejecutivo comercial es la persona encargada de calificar y nutrir a los leads que llegan gracias a las estrategias del director y a los esfuerzos del analista. Este valioso elemento ayudará a dirigir al resto del equipo a encontrar a aquellos prospectos que tienen mayor posibilidad de comprar para dirigirlos hacia la compra con mayor facilidad.

Vendedor

El colaborador más conocido dentro del departamento comercial en una empresa es el vendedor. Sus funciones son altamente cruciales, pues son quienes tienen contacto directo con los posibles clientes. Sus habilidades comunicativas serán imprescindibles para cerrar tratos y generar confianza en el comprador.

Asistente

Los asistentes tienen la tarea de apoyar en varios procesos y actividades, tales como la administración y control de ventas, la atención al cliente, realizar el seguimiento después de la venta, monitorear pedidos activos y más.

Puedes agregar o quitar tantos elementos como lo necesite tu empresa. Todo dependerá de la actividad del negocio.

¿Cómo automatizan las empresas su área comercial?

La automatización es un acto muy innovador que está ayudando a muchas empresas a agilizar sus procesos, aumentar su productividad, mejorar la gestión comercial y a incrementar las ventas. Todo a través de plataformas inteligentes que registran los datos de los clientes y la actividad de la empresa, de manera que las tareas repetitivas pueden hacerse sin la necesidad del recurso humano. Lo que ayuda a que los colaboradores se puedan enfocar meramente en la satisfacción del cliente y no en pasar la mayoría del tiempo registrando información y generando pedidos.