¿Te gustaría que tu área de ventas tenga un mejor rendimiento, esté más alerta, sea más creativo y productivo? En este artículo te contamos cómo gestionar tu departamento comercial efectivamente, con ayuda de un software control de ventas, puede mejorar el desempeño y resultados de tu área comercial.
¿Qué es control de ventas?
Una de las responsabilidades más importantes de un gerente de ventas es ejercer control sobre el flujo de trabajo y el desempeño de las actividades comerciales. Pero, ¿qué es el control de ventas y para qué sirve?
La función del control comercial precisamente ayuda al encargado de esta área a determinar qué nivel de ventas se ha logrado, las posibles razones por las que ha habido una variación y qué cambios se pueden ejecutar para lograr los resultados previstos.
El control de ventas asegura la productividad de los vendedores y su mecanismo varía de empresa a empresa. Sin embargo, debe diseñarse con cuidado porque un sistema demasiado liberal o demasiado estricto puede ser perjudicial para el desempeño del equipo. Para diseñar una estructura de control ideal en tu empresa, debes analizar la naturaleza de tus vendedores, el grado de cooperación, el tipo de trabajo y otras variables relevantes.
El control de ventas es necesario para mantener a tu equipo en el camino correcto y ayudarlos a mejorar continuamente. Además, permite monitorear las acciones de los miembros de tu equipo de ventas y evitar que se cometan errores con mayor eficacia.
Por lo tanto, podemos decir que la definición del control de ventas es monitorear y medir el desempeño del equipo comercial y compararlo con el estándar; identificar anomalías y determinar sus causas; y así al final poder tomar las medidas correctivas adecuadas para enfrentar distintos obstáculos. En su mayoría, el tiempo, el volumen de ventas, la disciplina, los gastos y las actividades, se consideran bases para analizar y comparar el rendimiento de los miembros del equipo. Para que conozcas un poco más sobre cómo puede beneficiar a tu organización, a continuación te contamos los objetivos que esta medida persigue.
Objetivos del control de ventas
1. Administrar operaciones financieras
Las cuestiones financieras de la empresa deben estar siempre en orden y cumplir un manejo estandarizado para evitar todo error posible. Esto se vuelve fácil cuando una empresa cuenta con un control comercial y hace uso de un software de ventas. Ambas herramientas permiten mantener toda la información de finanzas organizada, sin datos duplicados ni incongruencias. Haciendo más sencilla la tarea de comparar los resultados de los esfuerzos, con las metas establecidas previamente.
2. Monitorear el desempeño del área comercial
Los datos financieros no son los únicos que el control de ventas puede gestionar. Con ayuda de una plataforma inteligente puedes vigilar de cerca los datos de leads obtenidos, el historial de ventas, detalles sobre cada interacción entre un usuario y un vendedor, la cantidad de rechazos y más. Esta información será muy valiosa a la hora de brindar retroalimentación a los agentes y permitirá optimizar las áreas de oportunidad con mayor rapidez.
3. Prever ventas y escenarios
¿Te imaginas poder predecir la cantidad de ventas, ingresos y pérdidas que tu negocio podría tener? Otro de los objetivos del control de ventas es maximizar el uso de la información registrada como la ya mencionada, así como la facturación, ofertas, descuentos, promociones y cada uno de los cambios sobre el valor de los productos. Los programas de ventas guardan esta información y la mantienen actualizada y limpia para poder crear informes que ayuden a ver panoramas futuros. Lo que te llevará a tomar mejores decisiones a la hora de invertir, distribuir y promocionar.
Como ves los objetivos del control comercial están diseñados para originar mejores maneras de administrar las ventas y los datos obtenidos de ellas. Los beneficios pueden incluso incrementar con el empleo de una plataforma comercial que te permita automatizar y gestionar todos los registros de clientes, proveedores y distribuidores. Además de brindarte ventajas como las que te mencionaremos a continuación.
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Gestión de las ventas con un software de ventas
La información es un arma que puede ayudar a las empresas a mejorar todas sus operaciones comerciales. Actualmente, todos estos datos se pueden extraer y canalizar fácilmente con ayuda de una plataforma como un CRM.
¿Qué significa esto? Que los encargados del área comercial ya no tienen que invertir tanto tiempo para determinar qué tan bien o mal está funcionando una estrategia de ventas. Tampoco tendrán que ingresar datos a mano, sino que podrán crear todo un sistema automatizado para enfocarse en el análisis de resultados. Entre otras ventajas que puedes obtener al combinar el control de ventas con un software están las siguientes.
Acceso en tiempo real
Olvídate de tener que esperar a que tus colaboradores actualicen la base de datos para poder comenzar a analizar los resultados. Cada vez que haya información nueva entrando al sistema, inmediatamente se actualizará. Además, no tendrás que estar en un lugar fijo para poder acceder a estos datos. Ya que este tipo de plataformas ofrecen una gran movilidad para que puedas monitorear la actividad comercial en todo momento y lugar.
Visión 360°
Un software de ventas te permite visualizar todo el recorrido de compra de tus clientes y extraer información sobre su comportamiento en tiendas físicas, comercio en línea y en redes sociales. Esto te permitirá a ti y a tu equipo determinar las formas de vender dependiendo del canal, segmento y oferta.
El control de las ventas es necesario para mantener a tu equipo en el camino correcto y ayudarlos a mejorar continuamente.
Centralización de datos
Es común que los agentes pasen gran parte del día buscando los datos de clientes y productos, lo cual se hace aún más prolongado cuando la información está esparcida en varias fuentes. Con una plataforma de venta puedes conectar esas fuentes y almacenar todos los registros en una sola aplicación. Incrementando así la productividad y enfoque en el servicio al cliente.
Control sobre las etapas de compra y cierre de ventas
Parte importante del control de ventas es poder establecer lo que hay que hacer dependiendo de la fase compra o cierre en la que el cliente se encuentre. Gracias a los programas comerciales los vendedores pueden observar en qué etapa está cada prospecto y decidir cómo hay que proceder dependiendo de los resultados previos. Asimismo pueden ayudar a determinar las posibles causas de abandono y cancelación.
Interfaz intuitiva
Cuando una empresa implementa una herramienta tecnológica nueva suele recibir respuestas de resistencia. Esto es porque muchas plataformas tienen un diseño complicado y confuso. Afortunadamente, los software de ventas como Microsoft Dynamics 365 for Sales, son bastante sencillos de utilizar y cuentan con una interfaz intuitiva. Lo cual motiva a los colaboradores a usarla y a aprovechar todas sus funciones.
El control sobre las actividades comerciales es imprescindible para que el área de ventas mejore continuamente y obtenga resultados óptimos. Entre otras razones para aplicarlo en tu empresa está la importancia de mantener la transparencia de todas las acciones de un vendedor con el gerente; dirigir eficientemente los esfuerzos de un vendedor para maximizar la rentabilidad y mantener un enfoque prioritario hacia los clientes para que tengan interacciones satisfactorias con la empresa.
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