El control de ventas asegura la productividad de la fuerza de ventas y su mecanismo varía de una empresa a otra, aunque muchas veces no se hace de forma efectiva. Por ello la implementación de un software control de ventas eficaz y adecuado, como CRM Microsoft, es fundamental tanto para las organizaciones como para los vendedores. Ya que ayudará a mantener un buen ritmo de trabajo, respuestas rápidas, mejor medición de resultados, y facilitará las tareas. ¡Te contamos más sobre este tipo de herramientas!
¿Te imaginas cómo trabajarían tú y tu equipo sin un pleno control de las funciones y actividades del área de ventas? ¡Habría un caos! Principalmente, no podrían determinar los pasos a seguir durante una venta, pues no sabrían en qué fase de compra se encuentran sus consumidores; no podrían realizar optimizaciones dentro de sus procesos, pues no existiría un monitoreo de resultados; cada quién haría su trabajo de modo individual y habría muchos problemas de comunicación. Peor aún, las decisiones se tomarían por mera intuición y sin ningún respaldo.
Ningún encargado de área quiere vivir ese escenario en su empresa. Así que es preciso considerar la implementación de un software control de ventas para mejorar este aspecto y mantener un proceso correcto que constaría de estas actividades:
- Crear un plan de ventas
- Registrar las ventas de cada día
- Generar una cartera de clientes
- Monitorear pedidos y mercancías almacenadas en tiempo real
- Llevar un registro de pagos y cuentas por cobrar
- Establecer tus métricas y obtener reportes de evaluación para mejorar los pasos anteriores
Veamos a detalle la definición de tal concepto y la importancia de tener una plataforma que lo gestione.
¿Qué son los software control de ventas y por qué son importantes?
Para comenzar, contemplemos la definición de control de ventas, que es básicamente analizar y medir el desempeño de la fuerza de ventas y compararlo con el rendimiento estándar, para después determinar qué factores lo favorecen u obstaculizan.
Por último se podrán tomar las medidas correctivas adecuadas para abordar las diferentes situaciones. En su mayoría, el tiempo, el volumen de ventas, la disciplina, los gastos y las actividades, entre otras, se consideran bases para analizar y comparar el desempeño de los miembros del equipo. Un software control de ventas será útil durante todo el proceso, ya que registrará todas las actividades realizadas por el área de ventas, además de que cuenta con funciones de generación de informes los cuales te ayudarán a obtener números más precisos.
¿Por qué otras razones es tan crucial la integración de una herramienta de control?
- Mejora la colaboración y comunicación del equipo incluso cuando un agente o supervisor se encuentre trabajando desde casa o en otro edificio. Esto es porque son herramientas compatibles con dispositivos móviles que muchas veces cuentan con funciones de chat o llamadas.
- Mantiene transparentes todas las acciones de los vendedores y otros colaboradores, por lo que el gerente o jefe de área puede analizar y corregir de forma rápida y eficaz.
- Está diseñada para maximizar la rentabilidad y asegurar el aprovechamiento de recursos y materiales.
- El software control de ventas permite abordar los problemas e inquietudes de los clientes de manera inmediata gracias a funcionalidades de rastreo de datos, centralización de canales de comunicación y análisis de necesidades del comprador.
Si toda esta información aún no es suficiente para que la cabeza del negocio opte por implementar uno de estos sistemas, utiliza la siguiente lista de ventajas.
Ventajas de utilizar un software control de ventas
Gestiona tus operaciones financieras
Un software control de ventas trabajará bajo el presupuesto que tengas contemplado para inversión, registrando ingresos, egresos, pagos tardíos y otras transacciones que son imprescindibles para seguir vendiendo. Esto te permitirá evitar pérdidas y saber si tu retorno de inversión es positivo o negativo.
Realiza proyecciones de venta
Comparar los resultados de ventas en comparación con los números de años o meses pasados ayudan a crear predicciones sobre la cantidad de ventas que tu empresa podrá generar en el futuro. Un sistema de control de ventas mantendrá registradas las estadísticas de la empresa con lo que podrá producir informes de comparación, facilitando las proyecciones de cierto periodo.
Monitorea el rendimiento de tus vendedores
¿Recuerdas que el control se trata sobre observar el rendimiento de tus colaboradores? Un software control de ventas brinda un mapa de actividades detallado con el que todo el equipo podrá descubrir quién está haciendo qué, el tiempo que se le invierte a la interacción con los clientes, los factores que generan cierres o rechazos, y más.
Te ayuda a mantener metas realistas
El entusiasmo y la ambición de tu equipo puede llevarlos a imponer metas imposibles, o muy difíciles de cumplir. Un programa de control de ventas es preciso al mostrarte la información que necesitas para originar una estrategia realista y más ajustada a lo que los vendedores pueden lograr.
Aumenta tus ingresos
Es muy sabido que para obtener prospectos se debe hacer una inversión, que muchas veces no regresa. Un software control de ventas reduce el proceso de búsqueda de leads y lo hace más efectivo para que tu equipo pueda trabajar con personas que verdaderamente estén interesadas en comprar. Así evitarán gastar tiempo con usuarios que no son parte de su público meta.
Sincroniza tu negocio
¿Qué sucede si el área de marketing tiene información importante que podría ayudar al departamento de ventas, pero no la comparte? ¡Se comienzan a formar silos de datos! Un factor que pone en riesgo toda la operación y genera conflictos internos. Un sistema de control favorece a toda la organización al brindar acceso a los colaboradores que necesitan ciertos recursos sin importar de qué área sean.
Te permite personalizar tus ofertas
A un 70 % de los compradores les gusta que las empresas les manden ofertas y promociones que se ajusten a lo que ellos habían buscado previamente.
Un ejemplo de esto es cuando alguien teclea el nombre de un artículo, la persona lo ve, no obstante decide no comprarlo pues no cuenta con el dinero.
Más tarde por cuestiones de estrategia, la empresa decide rebajar su costo y como cuentan con los datos de la persona que ya lo había buscado, le mandan un correo para avisarle que hay una oportunidad de compra.
Esta personalización se puede hacer a través de un software control de ventas con cupones, o muestras gratis para que el usuario se convierta en cliente frecuente.
Gestiona tus datos de forma segura
La seguridad de los datos de tus clientes debe ser una prioridad, pues el utilizarlos de forma indebida o no cumplir con ciertas regulaciones puede llevarte a obtener demandas. Los sistemas de control de ventas cuentan con parámetros de seguridad y configuraciones que determinan quién puede tener acceso a los datos de tus compradores y quién solo puede emplear algunos de ellos.
¡El 2022 está muy cerca! ¿Por qué no comenzar con cambios que mejorarán tus procesos? No dejes la idea de implementar un software control de ventas de lado. El CRM Microsoft puede ofrecerte soluciones como realización de llamadas, envío de correos de seguimiento, programación de reuniones, monitoreo del historial de actividades, entre otras.
Asimismo, te permite segmentar y filtrar leads con listas inteligentes, diseñar y administrar tu arquitectura de datos e interconectar toda tu organización para evitar errores y pérdidas de información. ¿Te gustaría conocer más? ¡Da clic aquí para obtener más detalles sobre esta increíble plataforma!
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